Kewbed vs BigTime — Comparaison de planification de capacité

À propos de cette comparaison

BigTime est une plateforme d'automatisation des services professionnels (PSA) construite autour du suivi du temps, de la saisie des dépenses, des taux de facturation, de la facturation et de la comptabilité de projet. Elle sert les cabinets-conseils, les cabinets comptables, les firmes de services TI, les firmes d'ingénierie et d'autres organisations de services professionnels qui facturent leurs clients au temps. Kewbed est une vue d'analyse stratégique de capacité pour les organisations où la direction a besoin de visibilité au niveau du portefeuille sur la dotation, la demande et le temps de banc à travers tous les effectifs. Cette comparaison ne consiste pas à choisir l'un plutôt que l'autre. BigTime et Kewbed résolvent des problèmes différents et la plupart des cabinets-conseils ou cabinets comptables qui utilisent BigTime vont continuer à l'utiliser. Kewbed se place à côté, pas à la place, et cette page sert aux équipes qui essaient de comprendre où chaque outil s'inscrit.

D'un coup d'œil

Catégorie par catégorie

Portée et marché cible

BigTime est conçu pour les cabinets de services professionnels qui facturent leurs clients au temps. La plateforme est centrée sur la saisie du temps et des dépenses, les taux de facturation et les grilles tarifaires, la facturation, la budgétisation de projet et la comptabilité de projet. Elle sert les cabinets comptables, les cabinets-conseils, les firmes de services TI, les firmes d'ingénierie, les cabinets juridiques et les agences marketing qui ont besoin d'un système unique pour suivre les heures facturables et les convertir en factures. L'attente est que le personnel saisisse son temps dans BigTime chaque semaine.

Kewbed se situe un niveau au-dessus de la couche de facturation. Il répond aux questions stratégiques : quels corps de métier seront en sur-affectation au prochain trimestre, où la demande dépasse les effectifs disponibles et à quoi ressemble le temps de banc à l'échelle du portefeuille entier. Les organisations qui adoptent Kewbed ont généralement déjà un système de facturation en place (souvent BigTime ou un équivalent) et ont besoin d'une vue exécutive unifiée de la capacité que le système de facturation n'a pas été conçu pour fournir.

Ce que chaque outil est conçu pour faire

Le cœur de BigTime, c'est la feuille de temps. Tout le reste découle d'une saisie de temps précise : les taux facturables appliqués aux heures enregistrées produisent des factures préliminaires, les saisies de dépenses s'intègrent à la facturation client, la comptabilité de projet suit le budget par rapport au réel et les rapports financiers bouclent la boucle. La planification de ressources existe dans BigTime, mais elle est construite pour soutenir le moteur de facturation, pas pour agir comme vue exécutive de capacité.

Le cœur de Kewbed, c'est la matrice de capacité. Il lit les données de dotation depuis les outils de gestion que les producteurs et les directeurs de comptes utilisent déjà (Excel, Smartsheet, MS Project) et présente cinq vues analytiques : qui est affecté à quoi, l'effectif actuel, les heures disponibles par ressource, la demande non comblée et un horizon prospectif avec affecté, disponible, requis et écart par corps de métier. Il n'y a ni feuille de temps, ni facturation, ni comptabilité de projet dans Kewbed.

Couche financière

BigTime est le système de référence financier pour les services facturables. Les taux de facturation peuvent être définis par membre du personnel, par rôle, par client ou par projet. Les saisies de temps alimentent les factures avec des règles de majoration, le remboursement de dépenses s'intègre à la facturation client, la comptabilité de projet suit les revenus et les coûts par rapport au budget et les intégrations avec QuickBooks, Sage Intacct et Lacerte ferment les livres. C'est là que BigTime est le plus fort et là où il est le plus difficile à remplacer une fois qu'un cabinet en dépend.

Kewbed suit les taux de facturation au niveau de la ressource avec des instantanés dans le temps pour que les décisions de capacité soient prises avec le contexte des taux. Kewbed ne facture pas, ne gère pas le remboursement de dépenses et ne remplace pas la comptabilité de projet. Les données financières dans Kewbed sont construites autour de la vue de dotation : quand un consultant senior est glissé dans du travail au taux junior, cela devient visible. C'est de la planification consciente du taux, pas de la facturation.

Prévision et demande

La planification de ressources de BigTime prend en charge l'affectation de personnel nommé à des projets et l'affichage de l'utilisation par rapport aux cibles facturables. Elle est orientée affectation : qui est réservé sur quoi, avec l'utilisation facturable suivie par rapport aux objectifs. La prévision est largement une fonction des projets confirmés avec dotation confirmée.

Kewbed traite la demande comme un concept de premier ordre par l'entremise des ressources génériques : des besoins de projets définis avant l'affectation de vraies personnes. La vue Horizon affiche la demande par rapport à la disponibilité par corps de métier à travers le portefeuille entier, y compris les projets tentatifs non encore confirmés. Cette distinction compte quand les décisions d'embauche doivent être prises avant la confirmation du travail et quand la demande doit être suivie séparément de la dotation.

Modèle d'intégration

BigTime s'intègre avec QuickBooks, Sage Intacct et Lacerte du côté comptabilité, Salesforce et HubSpot du côté CRM, Slack et Microsoft 365 pour la collaboration, Jira pour les flux d'ingénierie et Zapier comme passe-partout. Les intégrations existent pour que BigTime demeure la source opérationnelle de vérité pour le temps facturable et pour pousser les données financières dans les livres comptables de référence.

L'approche d'intégration de Kewbed est basée sur l'import : il lit depuis les outils de gestion que les organisations utilisent déjà (Excel, Smartsheet, MS Project) et présente ces données dans une vue exécutive unifiée. Les exports CSV de BigTime pour les projets et les affectations de ressources peuvent alimenter les imports de Kewbed. Les deux systèmes répondent à des questions différentes : BigTime répond à « combien devrions-nous facturer ce client ? » Kewbed répond à « où serons-nous à court de consultants seniors au T3 ? »

Multi-tenance et échelle

BigTime est mono-organisation. Chaque compte contient le personnel, les projets, le temps, les dépenses, les taux et les factures d'un seul cabinet.

Kewbed supporte un modèle à deux niveaux : une organisation parente avec plusieurs locataires en dessous. Cela convient aux fournisseurs de services gérés, aux sociétés de portefeuille ou à tout cabinet qui doit maintenir des vues de capacité séparées pour des unités d'affaires distinctes, tout en consolidant vers un tableau de bord exécutif unique.

Quand choisir BigTime

• La priorité est le suivi du temps, la saisie des dépenses, les taux de facturation, la facturation et la comptabilité de projet pour les services facturables.
• Le cabinet facture ses clients à l'heure ou au projet et a besoin d'une plateforme unique qui possède le chemin entre la feuille de temps et la facture.
• La pile comptable correspond aux intégrations natives de BigTime (QuickBooks, Sage Intacct ou Lacerte).
• Le cabinet est mono-organisation et n'a pas besoin de consolidation de capacité multi-locataire à travers des unités d'affaires distinctes.
• L'utilisation par rapport aux cibles facturables est la métrique opérationnelle centrale.

Quand choisir Kewbed

• La direction a besoin d'une vue de capacité au niveau du portefeuille et les outils de facturation ou de PSA existants ne vont nulle part.
• Les questions stratégiques de capacité (où serons-nous en sur-affectation, qui est sur le banc, quel est l'écart prospectif par métier) ne sont pas bien servies par le système de facturation.
• La demande de ressources génériques doit être suivie séparément des affectations confirmées, incluant la demande issue de projets tentatifs non encore confirmés.
• Le cabinet gère plusieurs unités d'affaires ou comptes clients qui ont besoin de vues de capacité séparées avec une consolidation exécutive commune.
• BigTime reste pour la facturation et Kewbed s'ajoute pour le rapport de capacité par-dessus.

Migration de BigTime vers Kewbed

• Coexistence : BigTime pour la couche financière, Kewbed pour la couche dotation et capacité. C'est le schéma normal. La plupart des cabinets-conseils et des cabinets comptables vont conserver BigTime et ajouter Kewbed à côté, pas migrer.
• Exportez le personnel, les projets et les affectations de ressources depuis BigTime en utilisant ses exports CSV. Les données de saisie de temps ne sont pas ce dont Kewbed a besoin; les données de projets et de ressources, oui.
• Mappez le personnel vers la hiérarchie département et corps de métier de Kewbed. Les corps de métier sont l'unité organisationnelle clé pour les rapports de capacité dans Kewbed.
• Décidez d'une cadence de rafraîchissement pour l'export. BigTime continue de posséder la source de vérité de la facturation pendant que Kewbed présente la vue exécutive de capacité.
• Réservez une démo avec l'équipe Kewbed pour parcourir le processus d'import et confirmer le mappage de hiérarchie avant la mise en service.